Om straks CSRD-compliant te zijn, maakt 123inkt.nl gebruik van de pragmatische coachingsaanpak van Intire. Hiermee worden doelgericht de dubbele materialiteitsanalyse, de vereiste rapportages en de benodigde acties bepaald. In eerste instantie is gestart met het verzamelen van CSRD-data en een 0-meting om de duurzaamheidsinformatie in lijn te brengen met de richtlijnen.

Voorbereiden op CSRD
“Als het gaat om maatschappelijk verantwoord ondernemen, richten wij ons op drie pijlers: duurzaam assortiment, duurzame operatie en maatschappelijke betrokkenheid,” vertelt Daan Eigenfeld, senior projectmanager bij 123inkt.nl. “Deze pijlers vormen een mooie basis voor de implementatie van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). In dat kader zijn we een verkenningstraject ingegaan: we wilden begrijpen wat dit voor ons gaat betekenen, wat we moeten doen en waar we rekening mee moeten houden.”

Met ruim 4 miljoen klanten is 123inkt.nl online marktleider op het gebied van printersupplies. Het bedrijf heeft 600 medewerkers, op vier locaties in Nederland, en is onderdeel van de 123inkt-groep, met een wereldwijde waardeketen.

Meer dan alleen compliant
De 123inkt-groep heeft meerdere redenen om nu te starten met de CSRD-voorbereidingen. “Natuurlijk willen we vanuit de hele groep compliant zijn per 2026, maar dat is niet de enige reden. We wilden ook een 0-meting doen, zodat we daarna meer lijn kunnen aanbrengen in de informatie,” vertelt Daan.

Ook bereidt de groep zich hiermee voor op toekomstige ontwikkelingen. Daan: “Zo zijn we er klaar voor als de markt zich verder beweegt en vanuit klanten de vraag naar duurzaamheidsrapportages gaat spelen.”

CSRD zonder formele duurzaamheidsstrategie
Hoewel vaak wordt geadviseerd om de CSRD te baseren op een formele duurzaamheidsstrategie, bewijst 123inkt.nl dat het ook anders kan. “Wij hadden geen uitgebreide strategie op papier, maar konden toch op basis van onze drie duurzaamheidspijlers voortvarend van start gaan,” stelt Daan. “Een onderdeel van deze pijlers is bijvoorbeeld ons recycleprogramma, waarmee we actief het recyclen van inktcartridges aanmoedigen om onnodig afval te voorkomen en het milieu te ontlasten.”

“Ook zetten we ons in voor de gemeenschappen waarin we opereren. Dat doen wij onder andere door als Hoofdsponsor Jeugd bijna veertig Nederlandse amateurvoetbalclubs te ondersteunen. Dankzij dit sponsorprogramma lopen alle jeugdleden met hetzelfde presentatiepak, wedstrijdtenue en voetbaltas. Zo profiteren al ruim 15.000 jeugdvoetballers in gelijke mate van onze ondersteuning, ongeacht niveau of (financiële) achtergrond.”

Pragmatische aanpak op basis van coaching
E-commercebedrijf 123inkt.nl heeft een voorkeur voor de pragmatische aanpak van Intire. “We zochten een partij die vanuit de rapportagekant naar CSRD kijkt: wat moet er straks gerapporteerd worden, en wat is daarvoor nodig,” vertelt Daan.

Ook kiest 123inkt.nl voor een coachingsmodel. Bij deze projectaanpak doet het interne team van 123inkt.nl de meeste activiteiten zelf, onder begeleiding van het Intire-team. “CSRD is een lastig onderwerp, dat meerdere onderdelen van de business raakt. Door veel zelf op te pakken, leren we veel en kunnen we inhoudelijke vragen zelf goed toelichten,” vertelt Daan. “Bovendien zorgen we er zo voor dat de investering beheersbaar blijft.”

Opzet, structuur en feedback
Daan is enthousiast over het coachingsmodel. “Het was pittig, maar nuttig. Intire zorgde voor de opzet, structuur en feedback.”

“Deze projectaanpak vraagt om interactieve samenwerking,” vertelt Marieke Marijnissen, consultant bij Intire. “Het coachingsmodel past niet bij elk bedrijf, omdat het veel inspanningen van het interne team vraagt. Hier pakte het team dat goed op.”

Dubbele materialiteitsanalyse
De eerste stap is de dubbele materialiteitsanalyse, een essentieel onderdeel van CSRD. Marieke: “In de dubbele materialiteitsanalyse bepaal je wat de belangrijkste onderwerpen zijn waar een organisatie over moet rapporteren – dat is voor elke organisatie verschillend.”

Voor de dubbele materialiteitsanalyse wordt een serie van workshops ingezet, met collega’s uit verschillende afdelingen. Ook worden er enquêtes gehouden, zowel intern onder werknemers over de hele wereld, als onder externe internationale stakeholders.

Daan is positief over de resultaten: “De dubbele materialiteitsanalyse heeft ons houvast gegeven. Het was een lang proces, maar we hebben nu gewogen materiële onderwerpen met een audit trail. Dit geeft een goede onderbouwing van onze denkwijze.”

Intern draagvlak voor aanleveren data
Ook over het betrekken van verschillende afdelingen is Daan enthousiast: “Het gebeurt niet zo vaak dat iedereen bij elkaar zit, en zeker niet rondom deze onderwerpen. Het zorgt ervoor dat de afdelingen meer op de hoogte zijn van wat er gebeurt op CSRD-vlak en dat levert intern draagvlak op. Je zag dan ook dat elke afdeling zich verantwoordelijk voelde voor het correct aanleveren van de informatie. Hierdoor hoefden we geen moeite te doen om de benodigde data te verkrijgen.”

Keuzes
Elke CSRD-traject kent keuzes, ook bij 123inkt.nl. De eerste belangrijke keuze is het startmoment. Daan: “We willen niet te ver vooruitlopen; dan moet je veel zelf uitvinden en dat is minder kosteneffectief. Aan de andere kant willen we op tijd instappen om te voorkomen dat we knel komen te zitten.”

Ook tijdens het traject ontstaan er keuzes. Zo veranderden CSRD-richtlijnen tijdens de dubbele materialiteitsanalyse. Marieke: “In eerste instantie waren de richtlijnen rondom de financiële materialiteit wat abstract, zoals de triggers voor de voortzetting van het gebruik van middelen en het vertrouwen en afhankelijkheid van relaties. Tijdens onze sessies kwam er een update uit, met vereenvoudigde richtlijnen.”

Het projectteam moest kiezen tussen doorgaan op de ingeslagen route of een nieuwe stap zetten. Daan: “We kozen voor de nieuwe, eenvoudigere methode; deze sprak ons meer aan.”

Reporting setup
De volgende stap is de reporting setup voor de hele groep. Marieke: “In de reporting setup koppelen we de materiële onderwerpen aan CSRD. Uiteindelijk wil je weten op welke kwantitatieve en kwalitatieve datapunten je echt moet gaan rapporteren. Daarnaast wil je weten welke data er al beschikbaar zijn binnen de groep en waar deze worden opgeslagen of gedocumenteerd.”

Daarna kan een roadmap opgesteld worden, inclusief beleid en een actieplan. Marieke: “Dat hoeft niet allemaal volgend jaar; je kunt het ook faseren. Eigenlijk is het meteen een gap analyse: wat moet je nog doen om ‘CSRD ready’ te zijn.”

CSRD als verplichting én kans
Daan is enthousiast over de samenwerking met Intire. “We begonnen aan iets waarbij we vooraf niet konden voorzien wat er zou moeten gebeuren. Intire heeft ons goed geholpen om dat te definiëren, met duidelijke stappen en een concrete planning.”

Daan ziet de CSRD-verplichting ook als kans. “We willen de rapportages goed opzetten. Als je dit alleen maar gaat maken voor CSRD en niet voor jezelf, dan is het al snel een ‘moetje’. De workshops helpen ons zoveel mogelijk informatie te genereren en te verzamelen, zodat we ook onze interne processen kunnen verbeteren.”