Een mooie demo is nog geen reden om een duurzaamheidssoftware te kiezen. Hoe
pak je de toolselectie en implementatie van ESG-software dan wel aan? Wesley
Schulte en Stefan Wirts van Intire gaan in gesprek met Esther Derksen, Specialist
Reporting & Control bij Sligro Food Group, en Henk Veerbeek, IT Director & CISO bij
bouwbedrijf JAJO. Wat zijn de ervaringen uit de praktijk?

De stap van Excel naar ESG-software

Veel organisaties starten met duurzaamheidsdata in spreadsheets. Dat is een
logische eerste stap, vindt Esther Derksen, Specialist Reporting & Control bij Sligro.
“Het is goed om in iets eenvoudigs als Excel te beginnen. Je weet vaak nog niet
precies wat je wilt rapporteren en analyseren.”
Wanneer je de stap van Excel naar ESG-software moet maken, hangt af van de
duurzaamheidsambities, wettelijke vereisten, omvang en organisatie-inrichting. Bij
haar vorige werkgever LeasePlan rapporteerde Esther over 32 landen. “Dan kan het
gewoon niet zonder ESG-software.” Henk Veerbeek, IT Director & CISO bij
bouwbedrijf JAJO, herkent dat. “JAJO is een verzameling van 35 bedrijven. Die
vulden allemaal hun eigen Excel in, waarna alles geconsolideerd moest worden bij
de Holding.”

De drie signalen dat Excel niet meer werkt

Het eerste signaal is traagheid. “Wij komen vaak binnen bij bedrijven waar een Excel
tweeënhalve minuut moet laden,” vertelt Stefan Wirts, senior consultant bij Intire. Het
tweede signaal is kwetsbaarheid. Esther: “Iedereen bouwt Excel op zijn eigen
manier. Verlaat iemand het bedrijf, dan is dat een groot risico.”
Het derde signaal is ambitie. “Als je bijvoorbeeld actiegerichte analyses wilt doen of
inzichten uit je data wilt halen, is Excel al snel te beperkt,” vertelt Wesley Schulte,
medeoprichter van Intire. Dat geldt ook voor scope 3. Bij Sligro bijvoorbeeld zijn
scope 1 en 2 goed te overzien. Scope 3 is met 75.000 artikelen van een andere orde.

Begin de toolselectie voor ESG-software vanuit je wensen

De keuze voor duurzaamheidssoftware begint soms vanuit een mooie demo van één
leverancier. Volgens Henk is dat de verkeerde route: “Leveranciers beloven altijd te
veel.” Een gedegen toolselectie is de moeite waard. “Breng business-, IT- en
securityeisen helder in kaart.” Daarna volgt een RFP (Request for Proposal) in de
markt. Henk deed dat samen met Intire, net als de implementatie van het gekozen
pakket.
Na een RFP rondom software vallen de goedkoopste en de duurste vaak af, ziet
Henk. Test daarna twee serieuze kandidaten in een pilot. “Speel een paar weken met
het pakket,” adviseert hij.

Waar let je op bij een leverancier van duurzaamheidssoftware?

“Practice what you preach,” zegt Henk. “Zegt een leverancier dat het pakket 100%
SaaS is, dan moet dat kloppen.” Kijk ook naar installatie, migratie en API’s. “De
grootste valkuil, naast wat het pakket kan, is hoe makkelijk de installatie, migratie en
koppelingen gerealiseerd kunnen worden.”
Esther let op service. “We zijn beursgenoteerd, dus we hebben een harde deadline.
We willen tot de laatste dag en het laatste uur service.” Vraag leveranciers ook naar
hun roadmap en hoe ze inspelen op nieuwe wetgeving. “Partijen met een
klantenpanel zijn daar serieus mee bezig,” zegt Henk.

AI in ESG-software: wat levert het op?

Leveranciers noemen zich steeds vaker AI-native. “Rondom ESG-rapportages is veel
handmatig werk. Daar zijn AI-oplossingen voor, zoals het koppelen van activiteiten
aan emissiefactoren,” zegt Stefan. Tegelijkertijd blijft hij nuchter: “Vanuit compliance
moet je je altijd blijven afvragen: kan ik herleiden wat er is gebeurd? Daarnaast is AI
soms niet de beste oplossing, omdat je ook gewoon een script kunt schrijven.”
Goede datakwaliteit is cruciaal: zonder de juiste data verzint AI zelf iets. Henk wijst
op de kosten: naast licenties betaal je nu ook voor tokens en credits.

Begin de implementatie van duurzaamheidssoftware met een olievlek

Dan komt de volgende stap: de implementatie van het gekozen pakket en de
migratie van data. “Doe het niet in één keer als big bang, maar begin met een
olievlek: eerst één bedrijf of divisie. Loopt het daar goed, sluit dan de anderen aan,”
adviseert Henk.
Ook Stefan bouwt stap voor stap op. “Begin bij scope 1 en 2, want die heb je zelf in
de hand. Dan voeg je scope 3 toe.”

Hoe lang duurt de implementatie van ESG-software?

De doorlooptijd van een implementatie hangt af van de scope, zegt Stefan. “Een tool
neerzetten en de basisconfiguratie doen, hoeft niet lang te duren.”
Carbon accounting inrichten kost meer tijd, afhankelijk van de insteek. Werk je op
basis van uitgaven, dan koppel je vooral je financiële systeem. Werk je op
activiteitsniveau met data uit meerdere ERP-systemen, dan kost dat meer tijd. “Begin
daarom met één use case, bijvoorbeeld CSRD-rapportage met je huidige datapunten
en processen. Dan kun je vrij snel aan de slag,” adviseert Stefan.

Mensen en proces bepalen het succes

Duurzaamheidsdata komen vanuit de hele organisatie, en niet alle medewerkers zijn
gewend om cijfers te rapporteren. Esther werkt daarom met een reporting manual:
wat verzamelt het team en hoe luiden de definities?
Bij JAJO speelt omgaan met de autonomie van de ondernemingen mee. Volgens
Henk is het daarin belangrijk dat de meerwaarde duidelijk wordt uitgelegd aan de

medewerkers. “Hoe mooi is het dat de tool een API heeft met de leasemaatschappij
en alles automatisch binnenkomt?”

Gouden tips voor de keuze van duurzaamheidssoftware

Gevraagd naar een gouden tip voor organisaties die voor de keuze staan, is Henk
helder: “Doe een pilot.” “Vergelijk verschillende software leveranciers en ontdek wat
er op de markt is,” vult Wesley aan.
Esther waarschuwt dat de tool niet alles oplost: “Denk goed na over het proces en
over hoe je dit uitlegt aan je organisatie.” Stefan raadt aan om verschillende
disciplines te betrekken. “Zij brengen kennis en andere perspectieven. Projecten
waar IT en Operations aanhaken, gaan vaak soepeler en beter.”