Swiss Sense, een toonaangevend Nederlands familiebedrijf met meer dan 125 eigen winkels en een online store in vijf Europese landen, biedt een breed scala aan slaapoplossingen. Met meer dan 100 jaar ervaring in het vervaardigen van bedden en matrassen, richt Swiss Sense zich op kwaliteit, comfort en design. Het assortiment omvat onder andere boxsprings, matrassen, bedden en beddengoed, allemaal gemaakt met een focus op de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van slapen en slaapcomfort.

Om de strategische duurzaamheidsonderwerpen in kaart te brengen, ging het bedrijf aan de slag met een dubbele materialiteitsanalyse (DMA). Hierbij werd een gestructureerde aanpak ingezet om de belangrijkste duurzaamheidsthema’s te bepalen en toekomstbestendige rapportages op te stellen.

Inzicht krijgen in de dubbele materialiteitsanalyse (DMA)

Swiss Sense heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het in kaart brengen van de strategische duurzaamheidsthema’s, maar had voor de volgende stap – de DMA – onvoldoende specifieke expertise in huis. “We wisten dat we stappen moesten zetten, maar hadden geen duidelijk startpunt,” vertelt Ramon van Herwijnen van Swiss Sense.

De eerste opzet voor een DMA (dubbele materialiteitsanalyse) werd intern gemaakt, maar voldeed nog niet aan de vereisten van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive.) Daarop wordt Intire ingeschakeld. “Zij brachten de gestructureerde aanpak en expertise die we nodig hadden,” vertelt Ramon. “We wilden weten waar we over moeten rapporten en hoe we dat met zo min mogelijk verstoring van onze processen kunnen doen.”

DMA: Van ruwe opzet naar een gefilterde lijst

De eerste stap bestaat uit een inventarisatie: wat is er al en hoe ziet de bestaande opzet van de DMA eruit. “Het fundament lag er, maar alles was nog ruw uitgewerkt,” vertelt Nike van der Velde, Sustainability Reporting Consultant bij Intire.

Omdat een DMA een proces is dat door de accountant beoordeeld moet worden, werd ook Jelle Mattias Holwerda van Quantifier ingeschakeld om vanuit auditor-perspectief de DMA te evalueren. Intire en Quantifier werken regelmatig samen om de CSRD-readiness bij bedrijven te beoordelen. Nike: “Er bleek nog een verdere aanscherping nodig, zoals bij het identificeren van impacts, risico’s en kansen.”

Van 89 naar 8 materiële onderwerpen

Met een grondige aanpak, gebaseerd op een uitgetekende projectplanning van Intire, wordt de lijst met 89 onderwerpen systematisch teruggebracht naar de 8 belangrijkste (materiële) thema’s voor Swiss Sense.

“Door deze aanpak konden we heel gericht bepalen wat voor Swiss Sense echt relevant is,” vertelt Ramon. “In de eerste interne opzet van de DMA zat geen duidelijke focus.”

Stakeholderbetrokkenheid

Een belangrijke volgende stap in het proces is de stakeholderanalyse. Intern worden per afdeling vertegenwoordigers aangewezen die tijdens het proces input kunnen leveren. Nike: “Aan deze interne stakeholders – collega’s binnen Swiss Sense – werd via enquêtes gevraagd om aan de lijst met onderwerpen een prioritering te geven: welke thema’s vind jij het meest relevant voor Swiss Sense.”

Ook extern wordt een brede groep stakeholders betrokken, van klanten tot leveranciers en verzekeraars. “We wilden niet te veel tijd vragen van onze externe stakeholders, daarom hebben we aan Intire gevraagd om de enquête anders op te zetten”, vertelt Ramon. “Met een combinatie van interne inzichten en vragen die goed aansluiten bij de belevingswereld van de stakeholders, wisten we de vragenlijst makkelijker en korter te maken.”

Met de uitkomsten van de enquêtes en workshops onder de interne en externe stakeholders kan Swiss Sense gefundeerd de definitieve lijst met 8 materiële onderwerpen vaststellen.

Pragmatische keuze voor hoeveelheid materiële onderwerpen

Rondom het opstellen van een DMA moeten er veel keuzes gemaakt worden. Zo ook bij Swiss Sense. “We moesten realistisch zijn,” zegt Ramon. “Daarom kozen we voor een combinatie van 5 verplichte en 3 vrijwillige thema’s. Zo kunnen we beginnen met een solide basis en later verder uitbreiden.”

Ook de timing vraagt om keuzes. “Het project liep over de zomer, wat een extra uitdaging was qua beschikbaarheid van mensen,” zegt Ramon. “Toch lukte het met een weloverwogen aanpak om iedereen betrokken te houden en de juiste keuzes te maken.”

Van DMA naar toolselectie

Met de definitieve lijst van materiële onderwerpen wordt een duidelijk stappenplan opgezet. Elk thema kreeg een verantwoordelijke toegewezen, om de data-aanlevering concreet en efficiënt in te richten. Daarnaast wordt er een software tool geselecteerd voor het automatiseren van de dataprocessen en rapportages.

Ook hierbij ondersteunt Intire. “De expertise van Intire in deze snelgroeiende softwaremarkt gaf ons vertrouwen,” zegt Ramon. “We hadden zelf al een shortlist opgesteld, maar met hun hulp wisten we zeker dat we de juiste tool kozen. Inmiddels is het systeem live, en zijn de eerste trainingen gegeven.”

Intern meer begrip over de vele datapunten

De grootste winst van de samenwerking met Intire? Kennis en structuur. “We hadden niet de expertise in huis om dit proces zelfstandig goed neer te zetten,” zegt Ramon. “Nu valt alles veel helderder op zijn plaats en weten we hoe we dit moeten aanpakken.”

Ook intern heeft het project effect. “Door de brede betrokkenheid van afdelingen is er meer bewustzijn ontstaan,” zegt Ramon. “Mensen begrijpen nu beter wat CSRD betekent en hoe het onze business raakt.”

“CSRD is toch een complex onderwerp, met zoveel datapunten waar niemand dagdagelijks mee bezig is,” gaat Ramon verder. Terugkijkend was de grootste ‘lesson learned’ de kracht van herhaling. Nike: “Door het regelmatig helder en eenvoudig te presenteren, wordt het voor iedereen steeds begrijpelijker.”

Gap-analyse om de ontbrekende datapunten te identificeren

De volgende stap is een verdere verdieping: een gap-analyse om te bepalen welke datapunten ontbreken en hoe deze aangevuld kunnen worden. “Daarbij beginnen we met deskresearch en vullen we dit aan met gesprekken met de verantwoordelijke collega’s. Daar komt een CSRD-readiness score uit. Op basis daarvan kunnen we bepalen waar de grootste prioriteiten liggen om mee aan de slag te gaan,” vertelt Nike.

Ramon voegt toe: “Het was een intensief proces, maar we hebben nu een stevige basis. De samenwerking met Intire heeft ons enorm geholpen om structuur en een aanvliegroute te krijgen.”

DMA raakt de hele organisatie

Gevraagd naar advies voor andere bedrijven die aan de slag willen met duurzaamheidsthema’s en -rapportages, zegt Ramon: “Denk niet dat je het zelf kunt, als je de expertise niet hebt. Wij dachten in eerste instantie ook dat we dit intern konden doen, maar een gespecialiseerde partij zoals Intire maakt echt het verschil. Een DMA en de CSRD zijn geen puur juridische kwesties; ze raken de hele organisatie. Het is cruciaal om daarbij de juiste begeleiding te hebben en het proces gestructureerd aan te pakken, zodat je dit goed in de business kunt beleggen.”

Wil je zelf aan de slag met dit onderwerp?